CARA MENERIMA TELPON

  1. Apabila telepon berdering maka segeralah angkat telepon tersebut pada dering ketiga itu dimaksudkan   agar tidak terlalu lama menunggu.
  2. Ucapkan salam , sebutkan nama terlebih dahulu dilanjutkan dengan menyebutkan nama institusinya atau sebaliknya sebut nama institusi baru nama penerima>

Sebagai contoh : Assalamualaikum , Stikes Madami , dengan Sigit ada yang bisa kami bantu?

Atau Assalamualaikum , saya sigit dari stikes madani ada yang bisa kami banyu?.

  1. Dengarkan pembicaraan mereka< dengan menyiapkan peralatan alat tulis (kertas dan bolpoin) gunanya untuk mencatat jal – hal yang penting dalam pembicaraan.
  2. Apabila pembicaraan sudah selesai maka ucapkan terima kasih dan berikan ungkapan bahwa anda benar benar telah mengerti apa yang dibicarakan Atau maksud dari pembicaraan tersebut>

Sebagai contoh : terimakasih sudah menelepon< apa yang anda sampaikan nanti akan segera kami tindak lanjuti.

Atau terima kasih telah menelepon pesan anda segera akan kami sampaikan ( kalau berupa pesan) dan sebagainya tergantung dari isi pembicaraannya.

  1. Berusahalah untuk mengingat nama penelpon atau nomer penelpon apabila diperlukan dicatat dalam buku tamu. Agar mudah untuk mengkonfirmasi kembali,
  2. Dengan mengingat nama berarti kita telah menghormati dan akan mampu berkomunikasi dengan lebih baik.
  3. Tutuplah terlpon setelah pembicaraan atau penelpon benar benar mau mengakhiri teleponnya.

Jangan ditutup sebelum selesai berbicara.

HAL – HAL YANG HARUS DIHINDARI DALAM ETIKA BERTELEPON

  1. Memotong atau menyela pembicaraan, biarkanlah penelepon menyelesaikan pembicaraan baru kita memberikan tanggapan.
  2. Berbicara terlalu banyak dan tidak focus terhadap arah pembicaraan. (pemborosan waktu)
  3. Apabila dalam kondisi resmi hindari senda gurau
  4. Berkata kasar atau tidak sopan.
  5. Menutup telepon sebelum pembicaraan usai.

Semoga bermanfaat …………………….

By Humas

Kamis , 4 desember 2014